V dnešní rychle se měnící digitální době není pochyb o tom, že technologie hrají klíčovou roli v úspěchu každého podnikání, a to platí i pro provozovatele čerpacích stanic. Jednou z nejvíce transformativních technologií, které mohou zavést, je elektronická výměna dat neboli EDI (Electronic Data Interchange). Ta umožňuje automatizovanou výměnu obchodních dokumentů mezi firmami, což výrazně usnadňuje a urychluje provozní procesy.
EDI je technologie, která umožňuje digitální výměnu strukturovaných dokumentů mezi obchodními partnery. Místo manuálního zpracování faktur, objednávek, dodacích listů či skladových zpráv automatizuje celý proces. Dokumenty se přenáší elektronicky, přímo mezi systémy bez nutnosti lidského zásahu. Tato technologie nejen zjednodušuje běžné administrativní úkony, ale rovněž zajišťuje vyšší přesnost a rychlost. „Implementace této funkcionality v síti čerpacích stanic skutečně zabezpečuje minimalizování chybovosti, jelikož jsou data přenášena elektronicky přímo mezi systémy,“ potvrzuje Tomáš Trč, tiskový mluvčí společnosti MOL Česká republika.
Přínosy EDI jsou zřejmé
EDI pro čerpačky tedy přináší jednoznačné výhody; řeší celý proces od objednávek přes dodací listy až k fakturaci. „Automatizace tohoto procesu umožňuje obsluze čerpací stanice se věnovat své hlavní činnosti, obsluze zákazníků, a neřešit například manuální zadávání dodacích listů při příjmu zboží do prodejny,“ poukazuje Milan Mikula, solution manager společnosti Editel CZ. Celkově implementace EDI snižuje nároky na potřebnou pracovní sílu při zpracování obchodních dokumentů. „Automatizace rovněž eliminuje chyby vycházející z ručního zadávání a kontroly dokumentů nebo umožňuje rychlejší reakci na potřeby zákazníků a dodavatelů. Proces zaručuje větší přehlednost on-line skladových zásob, stejně tak i zrychlení procesu fakturace a plateb, čímž se zlepšuje cash-flow,“ zmiňuje Tomáš Trč.
I když se EDI stále nejvíce využívá pro objednávky a fakturaci, umí toho mnohem více. A zdaleka už se netýká pouze největších sítí s globálním přesahem. „V poslední době poptávají nastavení EDI komunikace i středně velké společnosti operující výhradně na českém trhu,“ prozrazuje Jaroslav Šufajzl, obchodník pro digitalizaci a automatizaci společnosti Grit. Přínosy jsou zřejmé: každá zdigitalizovaná fáze obchodního procesu přináší rychlejší provoz a eliminaci lidské chyby. Konec ručního přepisování vede i k zmíněné úspoře personálu a k možnosti přesunout kapacity pracovníků do oblasti zlepšování zákaznického zážitku. EDI rovněž umožňuje čerpacím stanicím automatizovat objednávání zásob na základě aktuálních skladových dat. To minimalizuje riziko výpadku v zásobování, což zajišťuje nepřetržitou dostupnost kritických položek a vyhýbá se nadbytečným zásobám.
Často odlišné prostředí
Velkou výzvou a nutnou podmínkou pro správné fungování EDI je soulad kmenových dat včetně vhodně zvolených měrných jednotek pro dodávky. Další výzvou je řešení EDI pro specifický sortiment, jako jsou noviny a časopisy, kde se musí řešit proces vratek, protože neprodaný denní tisk je druhý den prostě starý. Rovněž je vhodné zmínit využití v procesech fyzického řízení a kontroly zásob dodavateli pro některý sortiment, jako jsou například balené bagety a sendviče. Tyto procesy jsou pro klasické EDI v FMCG sektoru nestandardní.
Podle Tomáše Trče patří mezi nejčastější výzvy jednoznačně kompatibilita systémů na obou stranách, což souvisí s tím, že každá společnost používá různé standardy pro strukturování a zpracování EDI zpráv. „V prostředí, ve kterém se čerpací stanice pohybují, je častokrát cílem odlišení se od konkurence, například prostřednictvím prodeje unikátního sortimentu,“ doplňuje. V takových případech se často naráží na situace, kdy někteří menší dodavatelé nemusí mít technologickou infrastrukturu potřebnou k plné implementaci EDI.
Především základní procesy
Novým trendem při zavádění EDI je zvýšený zájem o další typy zpráv nad rámec nejrozšířenějších formátů. Jde například o standardizované typy elektronických dokumentů, jako jsou ORDERS, DESADV, INVOIC, COMDIS a APERAK. Každý z těchto formátů představuje konkrétní druh obchodního dokumentu, který je automaticky zasílán mezi partnery v rámci EDI komunikace. „Nově se zákazníci zajímají o možnost posílat potvrzení objednávky prostřednictvím ORDRSP, kdy dodavatel potvrzuje odběrateli, které položky z objednávky skutečně dodá,“ uvádí Jaroslav Šufajzl. Dále je to přehled o stavu zásob, INVRPT, díky čemuž odběratel informuje dodavatele o aktuálním stavu zásob.
Jak však upozorňuje Milan Mikula, zatím je zájem opravdu pozvolný a tyto novinky implementují prozatím jen ti, kteří se chtějí posouvat dále a více automatizovat. Proto bohužel v současnosti realizované implementace EDI pro čerpací stanice pokrývají především základní procesy. Například pro optimalizaci zásob čerpací stanice by bylo potřebné implementovat zmíněnou zprávu INVRPT, stav skladových zásob. „I díky tomu lze sledovat historická data o prodejích, stejně jako denní a týdenní přehledy prodejů. EDI navíc poskytuje informace o rychlosti prodeje jednotlivých produktů, což umožňuje sledovat obrat zásob,“ zmiňuje Tomáš Trč. To je důležité pro efektivní řízení skladových zásob a objednávek s cílem minimalizace nadbytečných zásob.
Záležitost další budoucnosti
V poslední době se hodně hovoří o termínech, jako je Business Intelligence (BI) a Big Data. „I tady EDI pomáhá. Nasazením elektronické výměny dat se informace z prodejen v reálném čase přenášejí do ERP, tedy do systému pro plánování podnikových zdrojů,“ představuje Jaroslav Šufajzl. A protože v EDI vzniká obrovské množství strukturovaných dat, nabízí se jejich využití pro další analýzy. Ty totiž umožní optimálně nastavovat cenové strategie, plánovat promoakce a řídit zásoby. Díky standardizovanému formátu EDI jsou data konzistentní a snadno zpracovatelná. To je klíčové pro efektivní využití v BI a Big Data projektech. BI nástroje umožňují analyzovat EDI data a získat cenné poznatky o výkonnosti dodavatelského řetězce, chování zákazníků, trendech na trhu a podobně. Na základě analýzy EDI dat mohou manažeři přijímat data-driven rozhodnutí o optimalizaci procesů, plánování výroby, řízení zásob a mnohem více. BI nástroje umožňují vytvářet prediktivní modely, které dokáží předvídat budoucí vývoj a pomáhají tak podnikům lépe se připravit na změny na trhu.
„EDI následně pomáhá nastavit automatické objednávky na základě předem definovaných kritérií, jako jsou minimální úroveň zásob, predikce poptávky a další. Díky tomuto systému je výměna informací mezi servisními stanicemi a dodavateli okamžitá, což umožňuje rychlejší reakci na potřeby zásob a snižování nadbytečných zásob,“ zmiňuje Tomáš Trč. Tyto systémy mohou rovněž integrovat údaje o prodeji a historických trendech, což umožňuje přesnější predikci poptávky. „EDI jako takové má i řadu dalších nástrojů. Jejich osvojení čerpacími stanicemi však prozatím probíhá velmi pomalu. Je to záležitost další budoucnosti,“ vyzdvihuje Milan Mikula.
Klíčem je správná implementace
Zavedení EDI komunikace není jednoduchá záležitost v žádném oboru. A čerpací stanice nejsou výjimkou. Největší výzvou bývají integrace různých informačních systémů, nejčastěji jde o účetní software a ERP. „V tomto je český trh mimořádně rozdrobený, operuje na něm více než sto dodavatelů takových řešení. Za klíčový parametr úspěchu při zavádění EDI proto považujeme správné nastavení očekávání na straně provozovatele čerpací stanice a jeho pochopení, že jde o proces, do kterého bude vždy zapojen větší počet subjektů, nejen manažeři příslušných interních oddělení, ale také zodpovědné osoby dodavatelů, správcové informačních systémů a dodavatelé integračních řešení,“ dokládá Jaroslav Šufajzl. Všem je nutné doručit ve správný okamžik správné informace a koordinovat jednotlivé kroky. Z toho důvodu se v Gritu snaží ke každé implementaci přistupovat projektově. A proto jsou pro zákazníky experty, poradci a průvodci digitalizací.
Článek vyšel také v tištěném Speciálu Čerpačka Podzim 2024.